Blogue de la Présidente

Nina Kressler, PDG et Présidente du Centre Shaw

Ce que les cours d’événementiel ne vous apprennent pas

Published on avril 24, 2019

Les avenues pour faire carrière dans l’événementiel sont nombreuses. Certains arrivent des communications ou du marketing et d’autres suivent des programmes de formation pour se préparer à cette industrie dynamique et en constante ébullition. Au Centre Shaw, nous avons la chance de pouvoir compter sur notre propre équipe d’experts qui collabore avec des planificateurs et planificatrices d’événements de partout dans le monde.

L’organisation de milliers de congrès et de conférences nous a permis de noter les compétences et connaissances importantes pour exceller dans l’événementiel. Plusieurs d’entre elles sont plusieurs figurent au programme des bonnes formations :

  • Marketing
  • Commandites
  • Logistique
  • Budget
  • Gestion de risques
  • Programmation
  • Divertissement
  • Gestion de personnes
  • Technologie de planification et d’organisation d’événements.

Si vous êtes passionnés par la planification et que vous aimez organiser des événements dans les limites d’un budget et de délais serrés, vous avez ce qu’il faut pour faire carrière dans l’événementiel. Mais ne vous surprenez pas si votre premier (ou votre dixième ou cinquantième) événement vous apprend quelque chose que vos cours ne vous ont pas enseigné. C’est pourquoi nous voulons partager quelques leçons avec vous :

  • Chaque petit détail a son importance. Un million de priorités monopoliseront votre attention et il est facile de penser qu’un détail par-ci par-là passera inaperçu. C’est complètement faux, croyez-nous sur parole. Un exemple : le WiFi est rarement gratuit pour les invités et les clients doivent en faire la demande avant l’événement. Si vous n’y pensez pas, vous pouvez être sûr d’avoir plusieurs participants insatisfaits sur les bras. De même, informez-vous d’entrée de jeu des autres coûts comme la location du monte-charge ou des tables et des nappes.
  • Être bien organisé est essentiel. L’organisation va de pair avec le souci du détail. Plusieurs logiciels de planification sont là pour vous aider. Déléguer certaines tâches à des personnes de confiance est une autre façon de ne rien oublier, en particulier dans les derniers jours précédant l’événement ou pendant le jour J. Il est primordial de visiter les lieux. Vous aurez une foule de questions à poser, mais avant de voir l’espace avec lequel vous travaillerez, il est difficile de préparer un plan qui pensera à tout. N’oubliez pas que si ça fonctionne sur papier, ça ne veut pas nécessairement dire que ça fonctionnera pour vrai. Sur papier, vous arrivez à rentrer toutes les tables, mais les invités pourront-ils se déplacer aisément?
  • Il faut toujours plus de temps que prévu. La température ne sera peut-être pas au rendez-vous ou le camion contenant tout l’équipement sera pris dans un bouchon de circulation. Ou peut-être qu’une personne de votre équipe sera blessée et ne sera pas en mesure de transporter des boîtes ou d’arranger la salle. Peu importe la raison, assurez-vous de prévoir plus de temps qu’il n’en faut.
  • Prévoyez l’imprévu. Tout peut arriver et vous devez accepter de déroger du plan en intégrant en acceptant des changements de dernière minute. Si vous y arrivez en gardant le sourire (même si c’est un sourire forcé), vous êtes sur la bonne voie pour devenir un maître de l’événementiel.